Anforderungen an ERP-Software-Systeme richtig definieren

Die Anforderungen an ERP-Software-Systeme müssen im Zuge des Softwareauswahlprozesses detailliert in Anforderungskatalog und Pflichtenheft festgehalten werden. Im Zuge der Auswahl eines ERP-Systems bietet sich die Unterstützung durch unabhängige ERP-Beratung an.

Die Anforderungen an Business Software und ERP-Systeme im Besonderen sind in den letzten Jahren stetig gewachsen. ERP-Software-Systeme sind zu echten Alleskönnern geworden, die nicht nur die Warenwirtschaft verwalten. Viele ERP-Lösungen bieten Funktionen zur Finanz- und Anlagenbuchhaltung, dem Personalmanagement sowie der Produktionssteuerung (PPS). Weitergehende Funktionen wie die Kundenverwaltung durch ein CRM, umfangreiche Auswertungs- und Reportingtools durch Business Intelligence sowie Funktionen zum Dokumentenmanagement werden ebenfalls von ERP-Herstellern und deren Partnern angeboten.

Quelle: softselect.de

ERP-Anforderungen definieren

Beim Auswahlprozess eines geeigneten ERP-Systems sollten die Anforderungen möglichst detailliert in einem Anforderungskatalog beschrieben sein. Dabei geht es einerseits darum, derzeitige und künftige Anforderungen in funktioneller und technologischer Hinsicht zu definieren. Andererseits sollten in diesem Zuge auch wesentliche Geschäftsprozesse skizziert werden, die mittels ERP-System umgesetzt werden sollen. Eine zeitgleiche Optimierung der Geschäftsprozesse hin zu mehr Effizienz bietet sich in diesem Stadium an.

Auswahl der passenden ERP-Software

Anhand des Anforderungskataloges werden dann in einer Ausschreibung aus ca. 5-10 Anbietern die geeignetsten Kandidaten für ein ERP-System selektiert. Bei der Vorselektion geeigneter Kandidaten, die an der Ausschreibung teilnehmen sollen, ist bereits eine umfassende Marktkenntnis notwendig. Gibt es doch allein im deutschsprachigen Raum über 1.000 verschiedene Business-Software-Lösungen. Neben universellen, branchenneutral einsetzbaren ERP Software Systemen zeichnen sich viele ERP Lösungen durch intensives Branchen-Know-how und entsprechend vorkonfigurierte Lösungen aus. Nach Durchführung der Ausschreibung werden die Stellungnahmen der Anbieter genauestens analysiert und nach Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten abgewogen, welche ERP-Lösungen für die anschließende Präsentationsphase infrage kommen. In den ERP-Software-Präsentationen werden konkrete Anwendungsfälle am System durchgespielt, damit ein besserer Eindruck nicht nur der Funktionalität, sondern auch der Ergonomie und des Look & Feels entsteht. Am Ende des Auswahlprozesses steht dann ein mit dem Softwareanbieter gemeinsam erarbeitetes Pflichtenheft, in dem alle Kernprozesse und Anforderungen möglichst detailliert beschrieben sind. Das Pflichtenheft ist vertraglicher Bestandteil und definiert die Gewährleistungspflichten des Softwareanbieters.

Die ERP-Beratungsphasen im Überblick

  • Bedarfsanalyse
  • Vorauswahl der Anbieter
  • Erstellung Anforderungskatalog
  • Ausschreibung
  • Hersteller-Präsentationen
  • Angebots-/Vertragsanalyse
  • Endauswahl des Anbieters
  • Installation / Schulung

Vorteile und Nutzen von ERP-Beratung

Eine ERP Beratung ist für die meisten Unternehmen naheliegend. ERP-Auswahlprojekte erfordern eine hohe Investition – sowohl an Geld als auch personellem Aufwand. Die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens steht und fällt mit einer effektiven IT-Infrastruktur und einem leistungsfähigen und zuverlässigen ERP-Software-System. Ein Fehlgriff lässt sich nicht ohne Weiteres korrigieren. Da ERP-Auswahlprojekte in der Regel nur etwa alle 10 Jahre im Unternehmen stattfinden, fehlt intern oft das Know-how, wie ein solches Projekt durchzuführen ist und die Marktkenntnis, welche Anbieter und Lösungen überhaupt infrage kommen könnten.

An dieser Stelle unterstützen Dienstleister wie beispielsweise SoftSelect mit Ihrer Erfahrung und Marktexpertise. SoftSelect bietet in allen Phasen eines Softwareauswahlprojektes herstellerunabhängige Unterstützungsdienstleistungen an. Ob bei der Prozessanalyse, der Erstellung des Anforderungskataloges, der Vorauswahl der Anbieter (Longlist/Shortlist), der Durchführung der Ausschreibung, bei der Vorbereitung der Anbieterpräsentationen und/oder der Angebots- und Vertragsanalyse stehen die ERP-Softwareberater aus dem Hause SoftSelect gerne zur Verfügung.

Der Beitrag wurde zur Verfügung gestellt von Dominic Daubenberger, ERP-Berater der SoftSelect GmbH.

2 Gedanken zu „Anforderungen an ERP-Software-Systeme richtig definieren

  1. AvatarSteve Webs

    Zu den Beratungsphasen: Für die Vorauswahl der Anbieter muss man doch die Anforderungen schon kennen? Und wenn das tatsächlich schon in der Bedarfsanalyse stattgefunden hat, wieso wird dieser Schritt dann erneut im Anforderungskatalog durchgeführt? Reicht nicht eine einmalige Bedarfsanalyse/Anforderungsliste?

  2. AvatarS. Prehn

    Die Bedarfsanalyse beinhaltet die Analyse der Unternehmens-Prozesse. Daraufhin erfolgt eine Vorauswahl der Anbieter und Software.

    Im Anforderungskatalog werden die Anforderungen verfeinert und innerhalb der Prozesse spezifiziert. Dies beinhaltet funktionale (was soll das System können; z.B Rechnungen erstellen) sowie nicht-funktionale (wie wird die Funktionalität umgesetzt; in welcher Geschwindigkeit wird das Dokument gespeichert und ggfs. ausgedruckt) Anforderungen.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.