Informationen zu Rechnungsstellung, Zahlungserinnerungen und Mahnwesen

Rechnungsstellung und Mahnwesen

Wie sieht eine korrekt erstellte Rechnung aus? Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt? Was ist der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und eine Mahnung? Welche rechtlichen Schritte können Sie bei Zahlungsverzug einleiten?

Was gehört auf eine Rechnung?

Damit die Bezahlung einer Rechnung nicht an Formalitäten scheitert, ist es wichtig, dass diese alle relevanten Informationen enthält.

Folgende Pflichtangaben gehören auf jede Rechnung:


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  • Unternehmensname / Name des Freelancers
  • Rechtsform
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
    • Oder Steuernummer, wenn Sie von der Umsatzsteuer befreit sind
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Beschreibung der erbrachten Dienstleistung / der gelieferten Ware
  • Menge der erbrachten Dienstleistung / der gelieferten Ware
  • Zeitpunkt oder Zeitraum der Dienstleistung / Lieferung
  • Rechnungsbetrag, ohne Umsatzsteuer
  • Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
  • Rechnungssumme, inklusive Umsatzsteuer
  • Vermerk und Grund, wenn Sie keine Umsatzsteuer erheben
    • Z.B. keine Umsatzsteuer, da Kleinunternehmerregelung nach § 19 UstG
  • Datum für das Zahlungsziel
  • Bankdaten

Als Kleinunternehmer haben Sie noch ein paar Kleinigkeiten mehr zu beachten bei der Rechnungstellung. Lesen Sie hierzu am Besten unseren Artikel: Als Kleinunternehmer Rechnungen schreiben – das müsse sie beachten.

Rechnungsversand

Auch, wenn es im digitalen Zeitalter Usus ist auch Rechnungen per Mail zu versenden, fragen Sie ihren Auftraggeber, ob dies gewünscht ist.

Es gibt Unternehmen, die lieber eine Rechnung in Papierform vor sich liegen haben als per E-Mail.

Ausstellung einer Rechnungskopie

Sollte die ursprünglich erstellte Rechnung beim Kunden fehlen oder auf dem Weg dorthin verloren gegangen sein, versenden Sie bitte die Rechnung mit dem Vermerk: „Rechnungskopie“. So können Sie sicher sein, dass diese nicht zweimal verbucht wird und Sie am Ende Ärger mit dem Finanzamt bekommen.

Ausstellung einer korrigierten Rechnung

Sind etwaige Angaben in Ihrer Rechnung nicht korrekt, so dürfen Sie diese nicht einfach ändern. Der korrekte Weg besteht aus:

  • Alte Rechnung mit einer Storno-Rechnung neutralisieren
  • Neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer erstellen

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung ist keine Mahnung. Sie ist lediglich eine höfliche Erinnerung daran, dass noch ein offener Rechnungsbetrag besteht. Am Besten formulieren Sie diese verständnisvoll und informierend.

Meist steckt hinter einer versäumten Zahlung keine böse Absicht.

Bevor Sie eine Mahnung schreiben, ist es empfehlenswert eine Zahlungserinnerung an den Kunden zu geben. Diese Erinnerung kann auf verschiedenen Wegen erfolgen:

  • Persönlich
  • Telefonisch
  • Per E-Mail
  • Per Post

Bei der Befragung einzelner Freelancer hat sich herausgestellt, dass der beste Weg für eine zügige Zahlung der persönliche und telefonische Weg ist.

Ganz wichtig: Bei einer Zahlungserinnerung fallen für den Rechnungsempfänger keine Verzugszinsen oder zusätzliche Gebühren an.

Wie viele Zahlungserinnerungen Sie senden, ist von Ihnen und dem Gefühl abhängig, welches Sie bei ihrem Auftraggeber haben. Es gibt hier keine gesetzlichen Regelungen.

Was ist eine Mahnung?

Wenn Ihre Zahlungserinnerung ignoriert wurde, können beziehungsweise müssen Sie eine Mahnung schreiben, um an Ihr Geld zu kommen.

Waren Sie bei der Zahlungserinnerung noch verständnisvoll und aufklärend, so sollten Sie nun einen direkteren und strengeren Ton anschlagen.

Grundsätzlich beinhaltet eine Mahnung die gleichen Inhalte, wie eine Rechnung:

  • Das Wort Mahnung als Titel/Betreff
  • Die vollständigen Daten zum Empfänger und Absender
    • Unternehmensname / Name des Freelancers
    • Rechtsform
    • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
      • Oder Steuernummer, wenn Sie von der Umsatzsteuer befreit sind
  • Forderungsgrund
  • Geforderte Summe
  • Höhe der Verzugszinsen
  • Höhe der Mahngebühren
  • Datum für das Zahlungsziel
  • Bankdaten

Verzugszinsen

Die Höhe der Verzugszinsen ist in § 288 BGB geregelt:

  • Bei Geschäftspartnern fallen neun Prozent über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank an.
  • Bei Privatverbrauchern fallen fünf Prozent über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank an.

Die Verzugszinsen berechnen Sie mit folgender Formel:

Rechnungsbetrag x Verzugszinsen / 12 Monate x Verzugsmonate

Nehmen wir an Sie haben eine Rechnung in Höhe von € 1.299 ausgestellt und warten seit drei Monaten auf Ihr Geld.

Der Basiszinssatz liegt Aktuell (2019) bei -0,88 Prozent. Dier Verzugszinsen betragen (9% – 0,88%) / 100 = 0,0812%

Daraus ergibt sich:

€ 1.299 x 0,0812% / 12 x 3 = € 26,37

Sie können somit € 26,37 Verzugszinsen auf den Rechnungsbetrag aufschlagen.

Mahngebühren

Ob und in welche Höhe Sie Mahngebühren erheben, ist Ihnen überlassen. Hierzu gibt es keine gesetzlichen Regelungen.

Fakt ist, dass Sie einen zusätzlichen Arbeits- und Zeitaufwaufwand durch das Erstellen der Mahnung haben. Dieser sollte auch entsprechend entschädigt werden.

Wie viele Mahnungen sind sinnvoll

Wenn der Rechnungsempfänger nach der ersten Mahnung nicht reagiert und das Datum des Zahlungszieles verstreicht, können Sie noch eine zweite und eine dritte Mahnung schreiben.

Verkürzen Sie hier jeweils die Zahlungsziele. Waren es bei der ersten Mahnung vielleicht noch vierzehn Tage, sind es bei der Mahnung nur noch sieben Tage und bei der dritten Mahnung lediglich fünf Tage.

Hat der Kunde auch nach der dritte Mahnung noch nicht bezahlt, können Sie ihr Geld über folgende Wege einfordern:

  • Inkasso Dienstleister
  • Gerichtliches Mahnverfahren

Inkasso Dienstleister

Es gibt diverse Inkasso-Dienstleister, die Ihnen ab der ersten Mahnung gern die Arbeit abnehmen. Je nach Dienstleister zahlen Sie eine Pauschale plus einer Gebühr, die sich nach der Höhe der Forderung richtet. Oder Sie zahlen nur eine prozentuale Gebühr.

Einige der Anbieter arbeiten erfolgsorientiert, andere mit fixen Preisen.

Wenn Sie diesen Weg gehen, sollten Sie unbedingt die Konditionen miteinander vergleichen.

Ein Inkasso-Dienstleister kann eine interessante Alternative oder einen] Zwischenschritt zum gerichtlichen Mahnverfahren darstellen, da Sie hier Ihrem Zahlungsempfänger zwar eindeutig zeigen, dass Sie es wirklich ernst meinen, jedoch noch keine Gerichtskosten entstehen.

Das gerichtliche Mahnverfahren

Den Antrag für das gerichtliche Mahnverfahren können Sie ganz einfach online stellen. Die Antragstellung ist sehr einfach und erfolgt für alle Bundesländer über online online-mahnantrag.de

Bedenken Sie bitte, dass Sie als Antragsteller die Zustellkosten und Mahngebühren im Voraus bezahlen müssen. Diese werden zwar dem Schuldner in Rechnung gestellt, so dass Sie dieses Geld zurückerhalten, wenn dieser die Rechnung begleicht, aber dennoch haben Sie erst einmal mehr Kosten.

Die Mindestgebühr beträgt € 32. Der genaue Betrag ist abhängig von der Höhe der Forderungen.

Ist das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet, heißt es warten.

Akzeptiert der Schuldner Ihre Forderung und begleicht die Rechnung inklusive aller Zinsen, Mahngebühren und Gerichtsgebühren, ist alles schnell geregelt.

Akzeptiert der Empfänger die Forderung nicht oder ignoriert diese, kann es einige Monate dauern bis Sie an Ihr Geld kommen.

Im schlechtesten Fall ist der Schuldner zahlungsfähig und Sie bleiben nicht nur auf Ihrer Rechnung sitzen, sondern auch auf den Gerichtsgebühren.

Trotz allem empfiehlt es sich diesen Weg zu gehen, um der eigenen Forderung Nachdruck zu verleihen.

Empfehlungen

Sie können Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen auch automatisiert erstellen. Ein guter Anbieter ist die Firma Billomat.

Bei Billomat können Sie von überall auf Ihre Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen zugreifen, da Sie dieses System online im Browser bedienen.

Das Einzige, was Sie benötigen, ist] ein funktionierender Internetzugang und ein Rechner, Laptop oder Tablet.

Eine weitere Alternative sind diverse Rechnungsprogramme, die Sie lokal auf ihrem Rechner speichern. Die Firma Lexware bietet hier ein umfassendes Sortiment an. Passend abgestimmt für Kleinunternehmer, Existenzgründer, Handwerker und viele andere Bereiche.

Schauen Sie am besten bei Amazon vorbei. Wir haben Ihnen hier schon passende Suchergebnisse vorbereitet.

Die dritte Variante besteht darin, dass Sie eine Firma damit beauftragen alles von der Rechnungsstellung, über die Zahlungserinnerung bis hin zum Mahnwesen durchführen zu lassen. In diesem Bereich gibt es einige Unternehmen, die Ihnen Ihre Rechnungsbeträge auszahlen und diese dann beim Kunden einholen.

Sie müssen für diese Leistung zwar ein Stück von Ihrem Kuchen abgeben, haben aber keinerlei Stress mit dem Einholen von offenen Rechnungsbeträgen.

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