Projektmanagement

Zeit – und Projektmanagement vereinfachen– Tools und Tipps

Damit eine zündende Idee zu einem erfolgreichen Projekt wird, sind klare Planung und Strukturen gefragt.

Effizientes Projektmanagement führt dazu, dass Unternehmen Prozesse optimieren, neue Produkte einführen oder den Arbeitsalltag für die Mitarbeiter erleichtern können und dabei Ressourcen und Geld sparen. 

Effizientes Projektmanagement läuft in mehreren Stufen ab

Um Zeit und Geld zu sparen, läuft Projektmanagement in vier Stufen ab.


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1.      Konzeption

In der Konzeption erfolgt die grobe Planung, wo Ziele definiert und Abgrenzungen erstellt werden. Während dieser Phase erstellen Verantwortliche außerdem ein Budget und klären den Bedarf an finanziellen und personellen Ressourcen für das Vorhaben.

2.      Planung

Während der Planung geht es um die konkrete Umsetzung: Für größere Vorhaben werden möglicherweise Arbeitsgruppen erstellt, die konkrete Aufgaben und einen klaren Terminplan erhalten.

3.      Realisierung

Während der Realisierung des Projekts erfolgt regelmäßiges Monitoring. Dabei prüft der Projektmanager die Fortschritte und steuert bei unvorhersehbaren Ereignissen gegen.

Manchmal wird es notwendig sein, den Zeitplan zu adaptieren und Risiken neu einzuschätzen. Dabei darf man die Eigendynamik von Teams nicht vergessen:

Nach dem vom amerikanischen Psychologen Bruce Tuckmann im Jahr 1965 erstellten Phasenmodell braucht es einige Zeit, bis Projektmitarbeiter die „Performing-Phase“ erreichen und selbstständig und produktiv arbeiten. 

Permanente Evaluierung durch Projektmanagement-Tools sichern

Egal wie lange die Projektlaufzeit veranschlagt wurde, den Überblick über die erreichten Teilziele zu bewahren trägt maßgeblich zur Einhaltung des Terminplans bei. Dabei erleichtern moderne Tools den Arbeitsalltag.

Projektmanagementsoftware verbessert die Kommunikation zwischen den Projektmitarbeitern und erleichtert die Evaluierung der einzelnen Schritte.

Eines der bewährten Programme ist Asana, das laut Aussagen des Herstellers „das Chaos ordnen“ soll. Damit können Aufgaben zugewiesen und ein Terminkalender geführt werden. Auch die Ressourcenverwaltung sowie die Automatisierung bestimmter Prozesse zählen zu den hilfreichen Tools.

Umfangreich ist auch das Angebot von Clarizen, einer Software die sämtliche Mitarbeiter in einem Unternehmen vernetzt. Damit kann man z.B.

  • Reportings erstellen
  • Aufgaben und Budgets verwalten.

Sowohl für kleine als auch für mittlere und große Betriebe ist Mavenlink konzipiert. Da diese Software 40 vorgefertigte Templates bietet, kommen damit auch Manager mit wenig Erfahrung in computerunterstützten Projektabläufen gut zurecht. 

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Teilbereiche auszulagern spart Zeit 

Wer die Leitung eines Projekts übernimmt, bewahrt während der gesamten Laufzeit den Überblick. Es obliegt dem Manager unter anderem, bestimmte Arbeiten im Rahmen des Projekts auszulagern und so im Unternehmen zeitliche Ressourcen zu schaffen.

Dafür bietet sich bueroservice24.de an. Der Dienstleister übernimmt Anrufe, vergibt Termine und andere Sekretariatstätigkeiten. Ein ständig klingelndes Telefon stört immerhin die Konzentration des Projektteams und kann sich negativ auf den Arbeitsoutput auswirken. 

Fazit

Moderne Tools zum Projektmanagement unterstützen das Vorhaben von der Idee über die Ausführung bis hin zur Reflexion.

Die Verwendung von spezieller Software ermöglicht es unter anderem, Teams Aufgaben zuzuteilen, das Budget zu überwachen und die Kommunikation während des gesamten Prozesses zu verbessern.

Immerhin führt eine permanente Evaluierung dazu, dass das Projekt termingerecht fertiggestellt wird. Dazu tragen auch externe Partner dazu bei, die z.B. den Telefondienst übernehmen und damit die volle Konzentration auf das Projekt ermöglichen. 

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