Unvervollständigtes Puzzle in Form eines 100 Dollar Scheines

Wenn Kunden zu spät zahlen

Als Freiberufler beziehungsweise selbstständiger Unternehmer sind Sie darauf angewiesen, dass Kunden ihre Rechnungen in einem angemessenen Zeitraum begleichen.

Sie haben selbst laufende Kosten und Außenstände, bei denen es bei verspäteter Zahlung zu Nebenkosten und zudem zu einem Vertrauensverlust kommen kann.

Nicht immer können Sie sich darauf verlassen, dass Zahlungsziele eingehalten werden. Besonders im B2B Bereich ist das ein regelmäßig auftretendes Problem.

Verzögerungen bei der Zahlung sind an der Tagesordnung

Besonders kleine und mittelständische Unternehmen leiden unter der schlechten Zahlungsmoral ihrer Geschäftspartner.

Eine Studie der Unternehmensberatung Plum Consulting ergab:

  • Ihnen fehlen jedes Jahr rund 56 Mrd. Euro im Cashflow
  • 9 % aller Rechnungen werden zu spät bezahlt.

Manchmal ist es einfach Unachtsamkeit oder eine generelle Unpünktlichkeit, ein anderes Mal steckt Kalkül dahinter.

Etwa ein Drittel aller zahlen Aktiengesellschaften grundsätzlich zu spät, um die eigene Liquidität zu schonen.

Generell lässt sich feststellen, dass die Zahlungsmoral oft in dem Maße leidet, wie das Unternehmen wächst.

Welche Zahlungsziele sind üblich?

Als Unternehmer bestimmt Sie das Zahlungsziel bei Ihren Rechnungen selbst. Das gilt auch für Kleinunternehmer.

Argumente von Kunden, dass andere Anbieter längere Fristen setzen, sind lediglich eine persönliche Anmerkung.

Sie sollten sich beim Zahlungsziel an den üblichen Gepflogenheiten orientieren. In der Regel bewegen sich Zahlungsziele in einem Zeitraum von 30 bis 60 Tage.

Ausstehendes Geld wird nicht immer gleich eingetrieben

Nicht jeder Unternehmer reagiert umgehend auf die säumigen Zahler. Die Gründe hierfür sind:

  • Sie befürchten, dass sie Aufträge verlieren könnten.
  • Ihnen fehlt der Überblick, wann ein Zahlungsziel genau abläuft.
  • Sie wissen nicht, wie sie in einem solchen Fall reagieren können.

Eine praktische Lösung sind Buchhaltungsprogramme. Mit diesen behalten Sie leicht den Überblick behält. Mit wenigen Klicks können Sie eine Mahnung erstellen.

Wie Sie am besten vorgehen, wenn ein Kunde nicht oder dauernd zu spät zahlt, erläutern wir Ihnen in den folgenden 7 Tipps.

Manchmal genügt ein Anruf

Je nachdem, wie gut Sie Ihren Kunden kennen, reicht schon ein Griff zum Telefonhörer, um die Sache zu regeln.

Vielleicht hat der Kunde die Zahlung übersehen oder in der Buchhaltung ist jemand erkrankt.

Ein persönliches Gespräch erzeugt einen gewissen Druck, ohne den direkten Konfrontationskurs einzuschlagen.

Ein wenig zu nerven kann oft schon helfen, denn niemand möchte sich (vielleicht sogar mehrfach) rechtfertigen müssen, wenn er seinen Verpflichtungen nicht nachkommt.

Nächster Schritt: eine Mahnung schreiben

Im nächsten Schritt schreiben Sie eine Mahnung. Sie können sie auch etwas höflicher als „Zahlungsaufforderung“ titulieren, wichtig ist, dass Sie darin ein neues Zahlungsziel vermerken.

Es gibt keine Frist, die Sie abwarten müssen, bevor sie eine Mahnung verschicken. Sie können Sie direkt einen Tag nach dem Verstreichen der Zahlungsfrist schreiben.

Sie sind auch nicht verpflichtet, eine 1., 2. und x-te Mahnung zu senden.

Doch was tun Sie, wenn der Kunde dennoch nicht zahlt?

Wann Sie ein Inkasso-Unternehmen beauftragen sollten?

Ein Inkassounternehmen zu beauftragen ist immer der letzte Schritt, mit einem säumigen Zahler umzugehen.

Es liegt nahe, dass nach diesem Schritt die Geschäftsbeziehung im Argen liegt oder vielleicht sogar abgebrochen wird. Wenn es jedoch keinen anderen Weg gibt, zu seinem Geld zu kommen, ist dieser Schritt unerlässlich.

Zudem, möchte sie sich in Zukunft immer wieder mit diesem Kunden herumärgern und ihren eigenen, finanziellen Verpflichtungen aufgrund seiner schlechten Zahlungsmoral eventuell nicht nachkommen können?

Inkasso funktioniert so:

  • Sie treten die Rechnung an das Inkassounternehmen ab
  • Der Rechnungsbetrag abzüglich eines kleinen Abschlags erhalten sie direkt vom Inkasso-Unternehmen
  • Das Inkasso-Unternehmen treibt das Geld beim Kunden ein.

Factoring: Wenn man stets liquide bleiben will

Wenn Sie immer wieder mit säumigen Zahlern zu tun haben, auf diese Kunden jedoch dringend angewiesen sind oder sie aus anderen Gründen nicht aufgeben wollen, dann können Sie Ihre Rechnungen auch einfach verkaufen.

Dieser Vorgang heißt Factoring und wird von verschiedenen Banken und Dienstleistern angeboten.

Sie schicken die entsprechenden Rechnungen an den Dienstleister. Dieser zahlt mit einem Abschlag umgehend und holt sich das Geld beim Kunden wieder.

Die Vorteile von Factoring: Sie

  • bleiben stets flüssig
  • müssen keine Mahnungen schreiben
  • brauchen kein Inkasso-Unternehmen
  • erhalten Ihr Geld in der Regel nach ein bis zwei Tagen.

Die Nachteile:

  • Factoring ist meistens an einen Mindestjahresumsatz gebunden. Den erreichen viele kleine und mittelständische Unternehmen jedoch gar nicht.
  • Es fallen Kosten an, die meist prozentual vom Rechnungsbetrag ermittelt werden.

Liquidität erhalten: eine ungewöhnliche Lösung

Säumige Zahler gefährden Ihre Liquidität. Eine schlechte Liquidität kann Folgekosten nach sich ziehen.

Je nachdem, ob Sie für Ihr Business einen Wareneinsatz brauchen oder hohe regelmäßige Kosten haben, können ausstehende Rechnungen existenzbedrohend sein.

Eine Möglichkeit die eigene Liquidität kurzfristig zu sichern, besteht darin das eigene Auto beim Dienstleister Pfando zu Geld zu machen. Nach einer Prüfung des Wertes bekommen Sie umgehend eine bestimmte Summe ausgezahlt.

Im Gegensatz zu Pfandhäusern, können Sie Ihr Auto jedoch weiterhin benutzen.

So machen Sie Ihren Kunden die schnelle Zahlung etwas leichter

Mann zieht Kreditkarte durch ein Kreditkartenlesegerät

Zu einem Teil haben Sie es selbst in der Hand, wie attraktiv Sie ihren Kunden eine zügige Überweisung machen.

Dafür gibt es einige Tipps und Tricks, die überraschend schnell zum gewünschten Ergebnis führen können:

Skonto anbieten:

Wer einen Nachlass bei besonders schneller Zahlung anbietet, macht dem Kunden eine zügige Überweisung schmackhaft.

Das geht mit einem gewissen Verlust einher, den man über die Anpassung der Preise ausgleichen kann, ist jedoch in jedem Fall günstiger als ein Factoring.

Verschiedene Zahlungsmethoden anbieten:

In der Regel profitieren private Kunden von der Möglichkeit, aus verschiedenen Methoden der Zahlung auswählen zu können. Doch auch ein gewerblicher Kunde freut sich darüber, wenn er schnell und einfach mit einem Klick bezahlen kann.

Digitale Rechnungen versenden:

Wer heute noch Papierrechnungen verschickt, macht sich unnötig Mühe und hinterlässt Papierberge. Auch für den Kunden sind digitale Rechnungen einfacher zu sortieren und zu überblicken, was zügige Zahlungen begünstigen kann.

Wenn nichts mehr geht: Trennung

Haben Sie mit einem Kunden Monat für Monat dasselbe Problem und müssen Sie immer wieder auf Ihr Geld warten, hilft es manchmal nur, wenn Sie sich von diesem Kunden zu trennen.