kleinunternehmerregelung-rechnungen

Als Kleinunternehmer Rechnungen schreiben – das müssen Sie beachten

Was müssen Sie als Kleinunternehmer bei der Erstellung von Rechnungen achten? Welche Fristen gibt es einzuhalten? Gibt es Programme, die die Arbeit erleichtern?

Sponsored Post – dieser Artikel zum Thema Kleinunternehmer wurde uns von unserem Kooperationspartner sevDesk zur Verfügung gestellt.

Sowohl mit dem BEG II als auch mit der Kleinunternehmerregelung nach dem UStG wird bezweckt, dem Existenzgründer, dem Jung- oder Kleinunternehmer, den mit einer Unternehmensführung ohnehin verbundenen bürokratischen Aufwand zu erleichtern.

Zum einen hat er naturgemäß recht wenig Erfahrung, zum anderen muss er sich in dieser Gründungsphase auf seine Kernaufgabe konzentrieren können, nämlich auf das Generieren von Aufträgen.

Bürokratieentlastung ist gleichbedeutend mit einer Zeit- und Kostenersparnis. Die dadurch frei werdenden Ressourcen können deutlich wirksamer und zielgerichteter eingesetzt werden.

Was ist ein Kleinunternehmer?

Wie die Bezeichnung verdeutlicht, handelt es sich bei dem Selbstständigen um einen „kleinen“ Unternehmer.

Klein bedeutet in diesem Sinne, dass der Umsatz des Unternehmens mit Blick auf die Umsatzsteuerpflicht nach dem UStG (Umsatzsteuergesetz) so niedrig ist, dass der Unternehmer wie ein Endverbraucher, sozusagen wie der Privatmann, behandelt wird.

Ihm wird vom Gesetzgeber nicht zugemutet, alle mit dem Umsatzsteuerrecht verbundenen Pflichten wahrzunehmen. Um das zu tun und zu können, ist das Unternehmen ganz einfach zu klein. Der Umsatz ist niedrig, und dementsprechend gering auch der dazugehörige Unternehmensgewinn.


projektwerk gif plattform für freelancer und projektanbieter


 

Kleinunternehmer vs. Kleingewerbe?

Als Kleingewerbe gilt ein Unternehmen, das die Voraussetzungen von § 1 Absatz 2 HGB, des Handelsgesetzbuches nach seiner Art und seinem Umfang nicht zu erfüllen braucht.

Zu den Grundvoraussetzungen gehört der „in kaufmännischer Weise eingerichtete Geschäftsbetrieb“. Das Kleingewerbe ist auf natürliche Personen sowie auf Personengesellschaften begrenzt. Es gilt nicht für Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG oder wie AG.

Für das Kleingewerbe gelten die Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuches BGB, nicht die des HGB.

Kleinunternehmer ist keine Unternehmensbezeichnung als solche, sondern die Kleinunternehmerregelung ist eine umsatzsteuerliche Vereinfachungsregelung gemäß § 19 UStG.

Der Kleinunternehmer wird umsatzsteuerlich wie ein Bürger als Endverbraucher behandelt, der Kleingewerbetreibende hingegen nicht. Er ist kein Kaufmann und als Nichtkaufmann auch nicht buchführungspflichtig. Für die Gewinnermittlung ist eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ausreichend.

Bedeutung und Relevanz des Kleinunternehmertums

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist eine gesetzliche Ausnahme von der Regelbesteuerung. Diese greift bei folgenden Bedingungen:

  • der zu versteuernde Jahresumsatz liegt im laufenden oder im Gründungsjahr des Unternehmens nicht über 17.500 Euro
  • im darauffolgenden Geschäftsjahr wird ein Umsatz von nicht mehr als 50.000 Euro erwartet
Kleinunternehmerregelung und Rechnungsstellung präsentiert von SevDesk
Whitepaper für Freelancer kostenloser download

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer – das ist zu beachten

Sie müssen als Kleinunternehmer bei den Ausgangsrechnungen an Ihre Auftraggeber die Vorgaben von § 14 UStG über die Ausstellung von Rechnungen beachten.

In Ihrer Ausgangsrechnung darf nur der Bruttowert ohne Angabe von Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag aufgeführt werden. Damit wird verhindert, dass ein vorsteuerabzugsberechtigter Leistungsempfänger Vorsteuer aus Ihrer Kleinunternehmerrechnung ziehen kann.

Notwendig ist allerdings der Texthinweis auf die Befreiung von der Regelbesteuerung nach § 19 UStG.

Pflichtangaben einer Kleinunternehmer-Rechnung

Rechtsgrundlage für den Pflichtinhalt ist § 14 Absatz 4 UStG. Danach muss jede Rechnung die folgenden Angaben und Informationen einhalten

  • Namen und Anschrift des Kleinunternehmens sowie des Leistungsempfängers jeweils komplett
  • Steuernummer des Finanzamtes oder Umsatzsteuer-ID-Nummer vom Bundeszentralamt für Steuern
  • Datum der Rechnungsstellung
  • Rechnungsnummer als fortlaufende, einmalige Nummer mit mehreren Ziffern als Zahlenreihe
  • genaue Bezeichnung der erbrachten Lieferung oder Leistung in einer handelsüblichen Bezeichnung
  • Leistungserbringungsdatum mit Tag oder Zeitraum von Lieferung beziehungsweise Leistung
  • das aufgeschlüsselte Entgelt für die steuerbefreite Lieferung oder Leistung [Nettobetrag]
  • Hinweis darauf, dass für die erbrachte Lieferung oder Leistung die Steuerbefreiung nach § 19 UStG gilt
  • Im Fall von § 14b Absatz 1 Satz 5 UStG ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers

Zeitpunkt der Rechnungsstellung

Nach § 14 Absatz 2 UStG ist der Unternehmer dazu berechtigt, nach erbrachter Lieferung oder Leistung eine Rechnung auszustellen.

Gleichzeitig ist er dazu aber auch verpflichtet, und zwar innerhalb von sechs Monaten nach der Leistungserbringung. Diese Frist gilt sowohl gegenüber der natürlichen Person des Privatrechts, also dem Endverbraucher, als auch gegenüber anderen steuerpflichtigen oder steuerbefreiten Unternehmen.

Das klingt umständlich und lässt sich am besten so merken: Jede Ausgangsrechnung muss spätestens ein halbes Jahr nach dem Termin der Leistungserbringung aus- und zugestellt werden.

Richtige Übermittlung der Rechnung

Zu den Grundvoraussetzungen für inhaltliche Richtigkeit sowie für richtige Übermittlung der Rechnung gehören nach § 14 Absatz 1 UStG deren

  • Echtheit als Originalrechnung ohne jede nachträgliche Änderung
  • Nachweisbarkeit über die Herkunft mit Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers
  • Unversehrtheit sowie uneingeschränkte Lesbarkeit des Rechnungsinhaltes

Heutzutage wird zwischen der Rechnung in Papierform und der elektronischen Rechnung unterschieden. Damit entscheidet sich auch die Zustellungsform.

Die ausgedruckte Rechnung wird mit der Briefpost versendet, die elektronische Rechnung in Dateiform als Anhang zu einer E-Mail. Das UStG definiert die elektronische als eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und auch elektronisch empfangen wird.

Der Rechnungsempfänger muss sein OK dazu geben, eine Rechnung elektronisch aus- und zugestellt zu bekommen. Auf eine digitale Signatur kann verzichtet werden. Üblich ist der Textzusatz: Diese Rechnung ist maschinell erstellt und ohne Unterschrift gültig.

Rechnung für Kleinstbeträge bis 250 Euro

Eine Kleinstbetragsrechnung im Sinne des UStG ist seit Januar 2017 die Rechnung bis zum Höchstbetrag von 250 Euro. Für diese Rechnungsform sind die inhaltlichen Anforderungen nach § 14 UStG für den Kleinunternehmer nochmals deutlich erleichtert.

Für Kleinstbeträge sind die folgenden Rechnungsinhalte ausreichend

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum
  • Menge und Art der erbrachten Lieferung oder Leistung
  • Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz
  • oder im Fall der Steuerbefreiung für den Kleinunternehmer der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG

Diese Regelung ist Bestandteil des BEG II, des Zweites Gesetzes zur Entlastung insbesondere der mittelständischen Wirtschaft von Bürokratie, kurz Zweites Bürokratieentlastungsgesetz.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfristen für Kleinunternehmer-Rechnungen

Nach § 14b UStG muss jede Rechnungsart, also in Papierform und elektronisch, zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf desjenigen Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

Hierzu ein Beispiel:

  • Rechnungsdatum: 02.01.2019
  • Aufbewahrungsfristbeginn: 01.01.2020
  • Aufbewahrungsfristende: 31.12.2029

Diese Aufbewahrungsfrist gilt für jede Eingangsrechnung im Original sowie für jede Ausgangsrechnung in Kopie.

Zu den Aufzeichnungen mit derselben Aufbewahrungsfrist gehören sämtliche Buchungs- und Papierbelege. Jede elektronische Eingangsrechnung muss elektronisch in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen ist.

Elektronisch erfasste Rechnungen müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Der Datenträger darf keine nachträgliche Veränderung ermöglichen. Ein Speichern auf Festplatte oder USB-Stick gilt daher als nicht revisionssicher.

Muster & Vorlagen

Als Kleinunternehmer haben Sie heutzutage vielfältige Gelegenheiten zum Download einer Rechnungsvorlage im Internet. Die Alternative dazu ist, dass Sie sich ein Rechnungsmuster erstellen und zukünftig als standardisierten Rechnungsvordruck benutzen.

Mit einer Word oder Excel Vorlage können Sie sich voll und ganz auf die wenigen Eingaben für die jeweilige Rechnung konzentrieren. Mit dieser Self-made-Methode sparen Sie dauerhaft Zeit und Geld.

Vorteile

Je besser Sie Word oder Excel beherrschen, umso größer sind die Vorteile, mit einer Rechnungsvorlage zu arbeiten. Die Eigenkosten sind gleich Null, Fremdkosten fallen nicht an.

Sie entscheiden selbst über die Ausgestaltung der Rechnungsvorlage und somit auch darüber, wie sehr Sie sich die einzelne Rechnungsstellung erleichtern. Die Datenbank für Empfängeranschriften lässt sich leicht verwalten und verknüpfen.

Dasselbe gilt für die automatisierte Ablage und Archivierung jeder einzelnen Ausgangsrechnung.

Nachteile

Ein großer Nachteil ist die fehlende GoBD-Konformität. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, die seit Anfang 2015 gelten.

Eine GoBD-Konformität beinhaltet unter anderem den elektronischen Datenzugriff bei Steuer-Außenprüfungen. Das ist mit einer eigenen, individuellen Excel-Buchführung so nicht möglich. Im Übrigen ist die Designfunktion recht begrenzt. Außerdem lassen sich Eingabe- oder Übertragungsfehler nicht ganz vermeiden beziehungsweise ausschließen.

Unser Tipp für Kleinunternehmer: professionelle Rechnung mit einem Rechnungsprogramm

Je nach Auftragsaufkommen können für Kleinunternehmer einige Rechnungen anfallen, da kann man schnell mal den Überblick verlieren.

Ein Rechnungsprogramm kann die Lösung sein, denn die Vorteile liegen klar auf der Hand. Eine Kleinunternehmer-Rechnung kann in wenigen Mausklicks erstellt und per Post oder Mail verschickt werden. Die automatisch enthaltene GoBD-Konformität ist durch Nichts zu ersetzen.

Damit ist für die Zukunft der Ablauf einer Außenprüfung des Finanzamtes auf optimale Weise gewährleistet. Zu den weiteren Vorteilen gehören

  • die automatische, dauerhafte Berücksichtigung aller Pflichtangaben nach dem UStG
  • da automatische Ausfüllen aller Stammdaten in die jeweilige Rechnung
  • GoBD-Konformität
  • der einfache Versand mit einer Schnittstelle zum elektronischen oder Postversand
  • das SEPA Online Banking mit Echtzeitüberweisung
  • ein integriertes Mahnwesen mit mehreren, individuell wählbaren Mahnstufen

Mit einer professionellen Software, wie beispielsweise sevDesk, ist Ordnung und Überblick über die Buchhaltung gewährleistet. Intuitiv, zuverlässig und rechtskonform unterstützt der virtuelle Helfer das Tagesgeschäft, sodass der Kleinunternehmer mehr Zeit fürs Wesentliche hat.

Hier finden Sie weitere Informationen zum Thema:

Wie hat Ihnen der Artikel gefallen?

1 Stern2 Sterne3 Sterne4 Sterne5 Sterne (140 Stimmen, Durchschnitt: 1,04 von 5)
Loading...

3 Gedanken zu „Als Kleinunternehmer Rechnungen schreiben – das müssen Sie beachten

    1. AvatarBeatrice Köhler

      Sie selber sind nur dann von der Umsatzsteuer befreit, wenn Sie beispielsweise unter die Kleinunternehmerregelung fallen. Ist dies der Fall dürfen und müssen Sie weder bei deutschen noch bei ausländischen Kunden die Umsatzsteuer ausweisen.

      Fallen Sie nicht unter die Kleinunternehmerregelung, ist der Firmensitz Ihres Kunden entschiedent. Hier gibt es unterschiedliche Regelungen für Kunden im EU-Ausland und im Nicht-EU-Ausland. In unserem Beitrag „Steuern zahlen: Das sollten Freelancer wissen“, haben wir unter dem Punkt Umsatzsteuer etwas zu dem Thema geschrieben.

      Hier ist der Link zum Artikel: https://www.projektwerk.com/magazin/allgemein/steuern-zahlen-das-sollten-freelancer-wissen#umsatzsteuer

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.