Bürogemeinschaft für Freelancer

Bürogemeinschaft – Was ist das? Mehr zu Gründung und Vertrag

Immer mehr Freelancer teilen sich ein Büro: Grafiker, Journalisten und Steuerberater – alle an einem Ort, in einer Bürogemeinschaft. Welche Vorteile eine Bürogemeinschaft hat, erfähren Sie im Anschluss.


Projekte und Jobs für Freelancer

Was ist eine Bürogemeinschaft?

Die Bürogemeinschaft klingt auf den ersten Blick wie eine studentische WG. Tatsächlich gibt es einige Ähnlichkeiten und Vorteile. Im Grunde geht es darum, dass mehrere Freelancer Büroräume mieten und gemeinsam nutzen.

Die Rechtsform der Bürogemeinschaft ist eine GbR. Jeder Freelancer arbeitet hier jedoch als Einzelunternehmer. Die GbR selbst wird nach außen nicht sichtbar, da sie lediglich die rechtliche Seite für die Freelancer regelt. Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • niedrigere Kosten
  • soziale Interaktionen
  • mögliche Geschäfts-Partnerschaften

Produktiver Arbeiten in der Bürogemeinschaft

Auch die Produktivität spielt eine große Rolle. Es gibt Menschen, die sich im heimischen Umfeld leicht ablenken lassen oder die private Ruhezone nicht mit Arbeit belasten wollen. Ob der ständige Blick auf Facebook oder der Freund, der an der Tür klingelt – im Büro können diese Ablenkungen umgangen werden.

Vom Fachwissen anderer profitieren

Vorteilhaft ist auch die Expertise der Kollegen. Bei Problemen oder Fragen ist möglicherweise ein Experte im Haus, der weiterhelfen kann, sei es bei Fragen rund um das Thema Steuern, Recht oder IT. Dennoch ist das Konzept nicht unproblematisch. Für Kunden jedoch muss erkennbar sein, dass es sich nicht um eine Firma handelt, sondern jeder Freelancer ein Einzelkämpfer ist.

Coworking Spaces: Die moderne Bürogemeinschaft

Eine Weiterentwicklung der klassischen Bürogemeinschaft sind die Coworking Spaces. Sie sind im Grunde auch Bürogemeinschaften, jedoch basieren sie meistens auf einem Abomodell. Ein Arbeitsplatz wird zeitweise oder langfristig gemietet, sei es für wenige Tage oder einen Monat.

Für reisende Freelancer sind die Coworking Spaces gerade aufgrund flexibler Preismodelle sehr vorteilhaft. Wenn Sie in einer neuen Stadt ankommen, können Sie sich einen Arbeitsplatz mieten und sofort mit der Arbeit beginnen, ohne Verträge oder Ähnliches unterschreiben zu müssen. In dem temporären Büro finden Sie alles, was Ihr Herz begehrt: Konferenzräume, Drucker, Kaffee und Snacks.

Eine Übersicht von Coworking Spaces in Deutschland finden Sie hier im Blog.

Jede Bürogemeinschaft benötigt einen Vertrag

Wenn Sie sich dazu entschließen mit anderen Freelancern zusammen eine Bürogemeinschaft zu gründen, ist ein Vertrag die wichtigste Grundlage, um das geschäftliche Miteinander zu regeln. Der Bürogemeinschafts-Vertrag besteht standardmäßig aus folgenden Punkten:

  • Präambel
  • Zweck der Gesellschaft
  • Gemeinsamer Name
  • Geschäftsräume und Sitz
  • Berufsausübung
  • Verschwiegenheit
  • Vertretung bei Urlaub, Fortbildung und Krankheit
  • Kundenschutz
  • Verträge der Bürogemeinschaft
  • Kostenanpassung
  • Personal
  • Geschäftsführung und rechtsgeschäftliche Vertretung
  • Beschlussfassung
  • Gesellschafterversammlungen
  • Vermögen der Gesellschaft
  • Buchführung und Bilanzierung
  • Ausgabenverteilung, Einlagen und Entnahmen
  • Informations- und Kontrollrechte
  • Dauer der Gesellschaft und Geschäftsjahr
  • Ausscheiden eines Gesellschafters
  • Ordentliche Kündigung
  • Außerordentliche Kündigung
  • Folgen des Ausscheidens
  • Liquidation
  • Schiedsgerichtsklausel
  • Schriftformklausel
  • Salvatorische Klausel
Eine Vorlage für einen Bürogemeinschaftsvertrag finden Sie bei unserem Partner vorlagen.de. Die dort zur Verfügung gestellte Vorlage ist speziell auf Freelancer abgestimmt.

Tipps für ein angenehmes Miteinander

Buchtipp zur Bürogemenschaft

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Damit es keine Probleme gibt, sollten alle Mitglieder der Bürogemeinschaft den Mietvertrag unterschreiben oder einen Vertrag mit dem Hauptmieter abschließen. Dieser würde in dem Fall an die restlichen Freelancer gewissermaßen untervermieten. Der Vertrag muss so geregelt sein, dass der Austritt eines Mitglieds das Abkommen nicht beeinflusst.

Weiterhin ist es ratsam, interne Regelungen zu nutzen, damit es nicht zu Unstimmigkeiten kommt. Wie wird zum Beispiel vorgegangen, wenn eine Entscheidung getroffen werden muss, die alle Mitglieder betrifft? Wird in solchen Fällen abgestimmt, und wenn ja, wie? Auch zu klären:

  • Wie werden die Kosten für Anschaffungen verteilt?
  • Was geschieht, wenn ein Mitglied seine Schulden nicht zahlen kann?
  • Was passiert mit einem frei gewordenen Platz, wenn ein Freelancer die Gemeinschaft verlässt?

Die Regeln sollten schriftlich festgehalten und von allen Mitgliedern unterschrieben werden.

Bürogemeinschaft: Nötige Versicherungen

Der Abschluss einer Berufshaftpflichtversicherung wird vielen Freelancern geraten, insbesondere jenen, die aufgrund ihrer Tätigkeit hohe Schäden verursachen können. Gerade in einer solchen Gemeinschaft ist es ratsam, den Abschluss einer Versicherung für Freiberufler zum Aufnahmekriterium zu machen. Diese sollte für Schäden aller Art haften.

Fazit: Ein gemeinschaftliches Büro kann Vorteile mit sich bringen

Der Zusammenschluss mehrerer Freiberufler in einem Büro kann durchaus viele Vorteile mit sich bringen. Ob das der Fall ist, hängt von den gesteckten Rahmenbedingungen sowie den einzelnen Personen, Ihrer Leistung und Seriosität ab.

Dieser Artikel wurde am 08.10.2018 aktualisiert.

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