Im Teil 3 der Serie über Software-Lösungen für den Versandhandel gibt E-Commerce- und Versandhandels-Expertin und Gründerin der Branchen-Projektbörse Vimen, Helga Trölenberg-Buchholz, Tipps zum Thema Anforderungsanalyse.
Erst Unternehmensprozesse analysieren, dann Software danach ausrichten
Wichtig ist, sich bei der Auswahl der geeigneten Software die Situation des Unternehmens, die Prozesse und Abläufe sowie die strategische Planung klarzumachen. Was hier so selbstverständlich und normal klingt, wird in der Praxis oft nicht angewandt, insbesondere nicht in Bezug auf IT und Software.
Welches Versandhaus macht sich wirklich die Mühe, im Zuge eines geplanten IT-Projekts seine Anforderungen (funktional, technisch, strategisch) und seine Abläufe im Ganzen zu erheben, sie kritisch zu beleuchten und zu bewerten, ob diese in Zukunft noch auf die etablierte Weise stattfinden sollen?
Dabei kann eine Software – egal welchen Typs – nur dann optimal genutzt werden, wenn die Prozesse, die mit der Software abgebildet werden, sinnvoll und zukunftsorientiert organisiert sind.
Typische Fragen bei der Analyse der Anforderungen und Abläufe (Anforderungsanalyse) sind:
0 Wie sehen die Geschäftsprozesse und -vorfälle aus, die mit IT unterstützt werden sollen?
0 Ändern sie sich permanent, müssen sie flexibel sein?
0 Kommt es auf Performance an? Wenn ja, was muss erreicht werden?
0 Wie bald muss die Lösung einsatzbereit sein (Time to market)?
0 Sind es kleine Prozesseinheiten oder lange Abläufe, die unterstützt werden müssen?
0 Sind externe Systeme notwendig?
0 Welche anderen Ziele außer Bereitstellung von Funktionen sollen erreicht werden?
Bei der Bewertung helfen diese drei Grundfragen:
0 Welches Ziel soll erreicht werden? Wie soll das Ergebnis aussehen?
0 Wie häufig kommt dieser Prozess bzw. dieses Ereignis vor?
0 Was geschieht, wenn diese Funktion bzw. dieser Prozess oder diese Auswertung nicht vorhanden wäre?
Je umfassender das IT-Projekt das gesamte Unternehmen betrifft, desto sorgfältiger und umfassender sollte diese Bewertung von Anforderungen und Abläufen getroffen werden. Das bedeutet beispielsweise für die Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems oder ERP einen erheblichen Aufwand an Workshops, Diskussionen, Abstimmungen und Prototyping (bei Standard-Software nur schwer möglich) unter Einbeziehung der Hauptnutzer in der Firma.
Frühe Anforderungsanalyse zahlt sich später aus
Da gerade diese Bewertungsaufgabe so personal- und zeitintensiv ist, wird daran oft gespart oder später nur ein minimaler Abgleich von Anforderungen durchgeführt. Doch der Aufwand lohnt sich: Nur wenn sich das Projektteam über die Anforderungen einig ist, wird der Grundstein für ein erfolgreiches ITProjekt gelegt. Es muss eine gemeinsame Sprache und Kommunikation gefunden werden, die schwerwiegende Fehler in späteren Entwicklungsphasen vermeidet. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um eigene Entwickler handelt oder um Mitarbeiter eines Software-Hauses, das eine Standard-Software oder Services im Zusammenhang mit einer Open-Source-Lösung anbietet. Es empfiehlt sich bei der Auswahl von Partnern, darauf zu achten, dass Know-how sowohl über Versandhandel als auch über E-Commerce an sich vorhanden ist, was die Entwicklung des gegenseitigen Verständnisses erleichtert.
Das Fundament, das mit der Anforderungsaufnahme und -beschreibung gegossen wird, bestimmt also maßgeblich die Auswahl der Standard-Software, deren Anpassung oder die Entwicklung der Individuallösung und damit den Erfolg des Projekts. Die Anforderungsanalyse bestimmt auch die Architektur der Lösung und den Erfolg der Software-Einführung im Ganzen. Stimmt die Architektur nicht, passt sie nicht zum Geschäftsmodell Versandhandel bzw. E-Commerce. Ist sie nicht optimal gewählt, erhöhen sich in der Folge die Kosten für Implementierung, Wartung, Support, Anpassungen und Personal. Und dabei ist es letztendlich unerheblich, ob Standard-Software, Individual-Software oder eine Open-Source-Lösung eingesetzt wird.
