Projektmanagement

Wer nicht sagt, was er will, bekommt nicht, was er möchte

Angesichts des investierten Kapitals und der strategischen Bedeutung vieler Projekte täten viele Unternehmen gut daran, mehr Wert auf eine präzise Definition der Projektziele zu legen – vage Vorgaben führen nicht zum Erfolg

von Hauke Thun

Können Sie sich vorstellen, dass ein Skipper, der gänzlich ohne Vorbereitung von heute auf morgen zu einer Weltumsegelung aufbricht, jemals wieder seinen Heimathafen erreichen wird? Wohl kaum. Dass nur im Vagen dümpelt, wer nicht genügend Vorarbeit leistet – diese Einsicht lässt sich 1:1 auch auf die Wirtschaftswelt im Allgemeinen und das Projektmanagement im Besonderen übertragen. Unternehmen, die sich nicht die Mühe machen, die Ziele ihrer Projekte mit aller Sorgfalt zu formulieren, können trotz noch so großer Investitionen und Anstrengungen nicht mit dem gewünschten Erfolg rechnen.

Eigentlich selbstverständlich – doch wie die Praxis zeigt, wird dem zu wenig Beachtung geschenkt. Ein Grund hierfür ist der Druck, schnell mit dem Projekt zu beginnen, um möglichst rasch zu vorzeigbaren Ergebnissen zu kommen. Hier müssen Geschäftsführer und Projektsponsoren lernen, ihrer Verantwortung gerecht zu werden: Da in Projekten oft reichlich Kapital auf dem Spiel steht und mit ihnen nicht selten wichtige Wettbewerbsvorteile verbunden werden, können sich Versäumnisse in der Startphase am Ende als außerordentlich kostspielig und folgenschwer erweisen.

Eine professionelle Projektvorbereitung definiert und fixiert daher die Ziele in allen relevanten inhaltlichen Dimensionen und auf allen Projektebenen. Unterschieden werden dabei:

Diese Frage beantwortete Regina Kern, Produktmanagerin für Projektmanagement von der Haufe Akademie, in einem interessanten Interview, und gibt auch einige Tipps und Tricks.

Hier sind ein paar Auszüge, denen wir uns ebenfalls anschließen können

Optimale Voraussetzungen für den Projektstart

• Chefetage und Topmanagement sollten hundertprozentig hinter der Projektarbeit stehen
• Jeder Mitarbeiter sollte wissen, worum es bei einer Projektarbeit wirklich geht
• Projekte müssen mit den notwendigen finanziellen und personellen Ressourcen ausgestattet sein
• Der Projektleiter sollte zum frühsten möglichen Zeitpunkt benannt werden
• Externe Projektmanager haben Vorteile, aber auch Nachteile, Vorteil: Sie haben den Blick von außen und müssen weniger „politische“ Rücksichten nehmen. Nachteil: Die Integration in das Team muss gelingen
• Teammitglieder sollten immer die Mitarbeiter sein, die über eine hohe Fachkompetenz verfügen, eigenverantwortlich arbeiten können und die Spielregeln der Kommunikation beherrschen
• Teamfähigkeit steht an erster Stelle
• Schon zu Beginn des Projektes sollten Ziele klar definiert werden. Man sollte sich immer im Klaren sein, was man erreichen will und kann

So laufen Projekte rund

• Ein Projekt sollte Vorrang vor dem Alltagsgeschäft genießen
• Projektleiter sind Manager. Entsprechend müssen sie über Kompetenzen verfügen - sowohl soziale als auch fachliche
• Jedes Mitglied der Projektarbeit ist gleichberechtigt und untersteht nur dem Projektleiter
• Sollten Konflikte im Projekt entstehen, sollten sie auch hier wieder gelöst werden
• Man sollte sich an einer Projektmanagementmethode orientieren und Projektprozesse standardisieren. Sie sollten individuell angepasst sein und schriftlich festgehalten werden.
• Nicht zu vernachlässigen sind Dokumentation, ein kontinuierliches Projektcontrolling (Soll-Ist-Analyse) inklusive Risiko- und Changemanagement
• Der Projektleiter sollte stets über Aktuelles informieren

In familiengeführten Unternehmen geht es nicht nur darum, Projekte zum Erfolg zu führen, sondern auch Optimierungspotenziale offenzulegen und zu nutzen

Ziemlich weit weg von der reinen Lehre – so lässt sich mit wenigen Worten die Projektmana- gement-Kultur in Familienunternehmen beschreiben. Für sich genommen zunächst einmal keine alarmierende Feststellung. Aber die Auseinandersetzung mit den Herausforderungen des Projektmanagements lohnt sich für jeden Mittelständler, denn hier werden Defizite im Hinblick auf bestehende Strukturen und Abläufe sehr schnell offensichtlich. Erscheinungen, die teils mit substanziellen Kosten- und Leistungsnachteilen verbunden sind, die in keiner Bilanz direkt erfasst werden und die durch systematisches Projektmanagement schonungs- los zutage gefördert werden. Das macht die Sache ungemütlich, weitsichtigen Unternehmern sind aber genau diese Effekte sehr willkommen.

Charakteristisch für die Situation familiengeführter Unternehmen ist das von den Gründern geprägte Werte- und Kultursystem, das als mindestens ebenso wichtig bewertet wird, wie renditebezogenes, langfristig orientiertes Denken. Hinzu kommen in der Regel enge offene und verdeckte Verflechtungen und Abhängigkeiten zwischen Familienmitgliedern (die nicht notwendigerweise an einem Strang ziehen) und ihren Führungskräften. Loyalität und persön- liche Bindungen stehen bei der Besetzung von Projektteams wie im gesamten Unternehmen über der Frage nach der bestmöglichen Qualifikation. Interessenskollisionen entstehen erfahrungsgemäß immer dort, wo stringentes und zielorien- tiertes Arbeiten und das althergebrachte, wertebewahrende Handeln beteiligter Führungs- kräfte aufeinanderprallen. Die Konsequenz sind in der Regel Entwicklungen, die Anpas- sungsprozesse wie die Einführung neuer Strukturen und Methoden notwendig machen.

Das klingt zunächst einmal so, als seien Familienunternehmen per se mit einer schweren Hypothek in Form massiver Wettbewerbsnachteile beladen. Nein, sind sie nicht - denn zum Glück stehen viele dieser Betriebe, die eine tragende Säule der deutschen Wirtschaft bilden, sehr gut da und agieren erfolgreich auf dem Weltmarkt. In vielen Fällen gelingt es ihnen auch, die Besonderheiten ihrer Managementkultur zumindest teilweise durch schnelle Ent- scheidungen, Innovationen und die Motivationskraft charismatischer Unternehmensführer zu kompensieren. Aber trotzdem stehen sie unter enormen Wettbewerbsdruck und müssen er- kennen, wo und wie ihre Unternehmen Produktivität und Zukunftsfähigkeit weiter verbessern können.

Der BVSI lädt Sie ein, am 23. Januar 2010 am Arbeitskreis zum Thema Risikomanagement in Köln teilzunehmen.

Norbert Zumbruch und Michael Grüne laden zum nächsten Projektmanagement Arbeitskreis nach Köln ein. Die beiden Projektmanagement-Experten und Leiter des Arbeitskreises möchten diesmal das brisante Thema Risikomanagement beleuchten. Interessierte Freiberufler sind bei dieser Veranstaltung willkommen.

"Risikomanagement bekommt in Zeiten immer knapperer IT-Budgets eine ganz zentrale Bedeutung, um Projekte besser und erfolgreicher zum Ziel zu führen“, so der langjährige Projektmanagement Coach Norbert Zumbruch.

Am 2. Dezember findet in Neuss bei Düsseldorf der Scrum-Day statt eine Konferenz rund um die agile Projektmanagement Vorgehensweise „Scrum“

Ziel der eintägigen Veranstaltung ist es, den Teilnehmern eine breite Kommunikationsplattform rund um agiles Projektmanagement mit Scrum in der Praxis zu bieten.

Es berichten Unternehmen wie Xing, O2, Allianz, IBM, Microsoft, Tata und viele weitere über ihre mit Scrum gesammelten Erfahrungen. In Fachvorträgen dieser eintägigen Konferenz werden Neuigkeiten sowie lösungsorientierte Szenarien und Best Practices vorgestellt.

Im Vorfeld der eigentlichen Konferenz finden am 1. Dezember 2009 insgesamt 5 Scrum bezogene Ganz- und Halbtagesworkshops statt.

Weitere Informationen sowie die Möglichkeit zu einer Online Anmeldung finden Sie auf der Webseite www.scrum-day.de

Für projektwerk-Mitglieder bietet HLMC einen Rabatt auf den Scrum-Day von 10% auf den Konferenzpreis. Bitte tragen Sie in das Bemerkungsfeld unter www.scrum-day.de "Projektwerk10%" ein.

Basecamp von 37signals, gefolgt von Microsoft Project. Auch beliebt sind die Mac-Anwendungen Things oder OmniFocus.

Das ist zumindest das Ergebnis einer twitter-Umfrage des Blogs smarterware.org, in der die Follower gebeten wurden, Projektmanagement-Tools zu bewerten. Hier finden Sie auch alle Bewertungen.

Haben Sie andere Erfahrungen gemacht? Oder stimmen Sie dem Ergebnis zu? Wir freuen uns über Ihr Feedback!

Um Ihnen einen Eindruck zu verschaffen, welche Projekte zurzeit in besonderem Maße extern besetzt werden, haben wir auf www.projektwerk.de die Zahl unserer Projektausschreibungen beobachtet und eine repräsentative Auswahl zusammengestellt.

In den letzten 6 Monaten ist unter http://www.projektwerk.de/ eine tendenziell steigende Nachfrage in den Bereichen Projektmanagement/Projektleitung zu beobachten, von 50 Ausschreibungen im September 2007 auf 70 Ausschreibungen im Januar 2008.

Die Nachfrage nach Beratern ging im Zeitraum von Dezember bis Januar etwas zurück, während der Bedarf an Entwicklern weiter gestiegen ist.

Ein leicht gegenläufiger Trend ist im Februar zu beobachten: Weniger Nachfrage nach Entwicklern und mehr nach der Berater-Rolle.

Auch die Nachfrage nach Ingenieurleistungen steigt stetig an, zwischen September 2007 und Januar 2008 konnten wir eine Verdreifachung der Ausschreibungen feststellen.