Outsourcing

Als Geschäftsführer eines Unternehmens ist man immer auf der Suche nach Möglichkeiten, seine Businessziele zu erreichen und dabei kosten zu sparen. Eine Strategie, die Ihnen hilft, Geld, Zeit und Nerven zu sparen, ist, so viele Aufgaben wie möglich an externe Experten, also Freiberufler, auszulagern – Outsourcing, mit anderen Worten. elance.com hat die besten Tipps zusammengetragen, basierend auf Kunden-Interviews:

1. Definieren Sie den Umfang und Zeitplan Ihres Projektes
Es mag Ihnen selbstverständlich vorkommen, aber jedes erfolgreiche Projekt, bei dem Sie mit Outsourcing arbeiten, fängt mit einer genauen Planung und Formulierung Ihrer Ziele an. Freelancer sind angewiesen auf genaue, vollständige Informationen, um Ihnen ein realistisches Angebot zu machen und Ihnen eine genaue Preisvorstellung zu geben.

2. Beurteilen Sie einen Freelancer, wie Sie einen potentiellen Festangestellten beurteilen würden.
Haben Sie keine Angst, Fragen zu stellen, wenn Sie mit einem Freelancer verhandeln. Einen Freelancer für ein Projekt auszuwählen erfordert ebenso viel Fingerspitzengefühl wie die Auswahl eines Angestellten. Auch ein Freelancer sollte in Ihr Team passen und verlässlich sein.

3. Suchen Sie nach spezifischem Können und Erfahrung in dem gewünschten Bereich
Im Idealfall verfügt der Freelancer, den Sie engagieren, über Erfahrung in dem Bereich, in dem er bei Ihnen eingesetzt werden soll. Oder wollen Sie die Versuchsperson sein? Im Fall von komplexen technischen Projekten wie Softwareentwicklung ist Erfahrung besonders wichtig. Versichern Sie sich, dass der Freelancer bereits in diesem Bereich gearbeitet hat und zufriedene Kunden vorweisen kann.

Outsourcing ist eine Unternehmenstrategie, die auch Freiberufler gerne einsetzen. Bevor Sie das angehen, gibt es einige Fragen, die Sie sich beantworten sollten.

1. Kann ich mir das leisten?

Wenn Sie gerade erst als Freiberufler angefangen haben, werden Sie wohl erstmal mehr Zeit als Geld zur Verfügung haben und somit Outsourcing noch etwas verfrüht. Sie könnten natürlich etwas sehr günstiges suchen, aber bedenken Sie, gutes Outsourcing sollte Ihnen mehr Geld wert sein, damit der Job gut gemacht wird. Manchmal müssen Sie aber auslagern, zum Beispiel wenn Sie ein Langzeitprojekt an Land ziehen, welches sehr aufwendig ist. Es im Alleingang zu versuchen und dann eventuell zu scheitern, sollte weder in Ihrem Interesse noch in dem des Kunden liegen.

2. Weiß ich, was ich auslagern kann?

In der Regel werden Sie Aufgaben auslagern, die Ihnen nicht so liegen oder die Sie absolut nicht machen möchten. Fragen Sie sich, wer so etwas wohl besser könnte als Sie, vielleicht auch für weniger Geld. Sie werden in Ihrem Netzwerk sicher jemanden finden.

3. Bin ich in der Lage zu delegieren?

Auch wenn Sie einige Aufgaben auslagern, sind Sie doch weiterhin dafür verantwortlich. Sie sollten weiterhin ein Auge drauf haben, um die Qualität zu gewährleisten. Wählen Sie also sorgfältig jemanden aus, der die Aufgaben übernehmen soll. Weisen Sie die Person gut in die Aufgaben und den Zeitplan ein. Kontrollieren Sie die erledigte Arbeit und Bewerten Sie diese. Dies wird Sie zusätzlich in Anspruch nehmen, also überlegen Sie sich vorher genau, ob es sich lohnt. Werden Sie aber nicht zum Kontrollfreak. Keiner möchte die ganze Zeit jeden seiner Schritte kontrolliert wissen. Finden Sie ein gutes Maß, die Übersicht zu behalten.

Je mehr sich der Arbeitsmarkt hin zur Individualität entwickelt, umso flexibler werden die einzelnen Arbeitsplätze. Die Unternehmen müssen sich den äußeren Gegebenheiten anpassen. Daher spielt auch das Thema Outsourcing eine immer größere Rolle. Es werden jedoch heutzutage nicht nur ganze Abteilungen bzw. Unternehmensstrukturen und Aufgaben abgegeben und ausgelagert, sondern auch einzelne Mitarbeiter werden von außen, oftmals projektbezogen, hinzugeholt. Und hierbei werden Freelancer-Portale, wie z.B. www.projektwerk.de, immer wichtiger.

"Make or buy?“ Diese Frage stellt sich zunehmend aufgrund steigender Anforderungen. Fast alle Unternehmen lagern Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft gehören, an spezialisierte Dienstleister oder Freiberufler aus. Damit möglichst wenig schiefgeht, sollte man ein paar einfache Grundregeln beachten:

Bevor man einen Spezialisten beauftragt, sollte man sich über die Zielsetzung Gedanken machen - Wenn das nicht klar ist, kann kein Spezialist eine zufriedenstellende Leistung abliefern. Daraus ergibt sich Umfang und Inhalt der Aufgabe für den externen Dienstleister.

Erfolgsentscheidend ist auch die Mitarbeit als Auftraggeber. In der Regel sind die Themen so komplex, dass ein Dienstleister auf Vorleistungen seitens der Kunden angweisen ist. Ein gutes Briefing ist dabei nur ein Beginn. Klare Verteilung von Verantwortlichkeiten sowie festgelegte Regeln zur Konfliktbearbeitung erhöhen die Wahrscheinlichkeit, auch im Falle unerwartet auftretender Schwierigkeiten zu einer guten Lösung zu kommen und eine konstruktive Zusammenarbeit sicherzustellen.

Auch die Suche nach dem passenden Dienstleister ist entscheidend, es lohnt sich, Energie aufzuwenden für die Kombination aus der passenden Erfahrung und dem richtigen Know-how, und - nicht ganz zu vernachlässigen, ein bischen Herzblut wenn die Aufgabe es hergibt. Pflicht ist das Überprüfen von Referenzen.

Das Oursourcing Institute berichtet über RPO - Recruitment Process Outsourcing. Besonders Unternehmen aus dem Silicon Valley, die sehr spezialisiert und schnell wachsen, lagern Teile des Recruiting Prozesses aus. Steigende Recruiting Kosten bei gleichzeitiger Verknappung hochqualifizierter Spezialisten haben dazu geführt, dass man sich im Detail anschaut, welche Schritte in diesem Prozess am schwierigsten intern zu bewerkstelligen sind.

Je dynamischer der Arbeitsmarkt wird, desto komplexer werden auch die Recruiting -Prozesse. Der viel beschriebene "war of talents" lässt sich vielleicht noch für große Unternehmen führen, aber der Mittelstand und die Kleinunternehmen müssen anders punkten. Da hilft Kreativität in der Arbeits- und Vertragsgestaltung (warum nicht mal mit Freelancern arbeiten oder bestimmte Aufgaben an ein anderes kleines Unternehmen geben) ebenso wie die punktuelle Erprobung von BPO (oder genauer: RPO) Konzepten.

Allerdings scheint es, als sei das Konzept in Deutschland noch nicht so verbreitet..

Das belegen die Ergebnisse der Umfrage „Outsourcing von Dienstleistungen“, die die Handelskammer Hamburg gemeinsam mit der Auftragsbörse projektwerk GmbH 2007 zum vierten Mal durchgeführt hat.

HAMBURG (26.11.2007) - Mit der jährlichen Umfrage zum Thema „Outsourcing von Dienstleistungen“, die die Handelskammer Hamburg gemeinsam mit der Auftragsbörse projektwerk GmbH durchführt, sollen die Motive und Auswirkungen von Outsourcing auf die Hamburger Wirtschaft besser eingeschätzt und beurteilt werden können. Seit 2004 werden jeweils rund 3.500 Mitgliedsunternehmen unterschiedlicher Branchen und Unternehmensgröße ab zehn Mitarbeiter befragt sowie 1.000 Dienstleister, die Mitglieder der internetbasierten Auftragsbörse projektwerk sind.