Schnelles, gesteuertes Handeln und die richtige Auswahl entbehrlicher Projekte vermindern Kapital- und Wissensverluste

von Hauke Thun, PM Firefighters

In Deutschland vernichten Unternehmen derzeit massenhaft Vermögenswerte, indem sie erfolgreiche Projekte überstürzt abbrechen. Durch das Versäumnis, das erarbeitete Wissen zu sichern und Zwischenschritte abzuschließen, gehen den Unternehmen Investitionen verloren, die je nach Projektvolumen mehrere Millionen Euro umfassen können. In rund einem Drittel aller Unternehmen kommt es außerdem zu Fehlentscheidungen, weil angesichts einer unzureichenden Gesamtsteuerung der laufenden Projekte klare Bewertungskriterien für die Auswahl der zu beendenden Projekte fehlen.

Ausschlaggebend für das übereilte Streichen von Projekten sind veränderte Rahmenbedingungen: Oft liegen akute Liquiditätsengpässe zugrunde, oder das Unternehmen ist gezwungen, neue Prioritäten zu setzen. Den Projektverantwortlichen bleiben nach Bekanntwerden des Projektabbruchs in der Regel maximal zwei Wochen, um die Arbeitsergebnisse zu sichern und aufzubereiten. Denn die beteiligten Mitarbeiter sind danach kaum noch motiviert, an einem koordinierten Abschluss mitzuwirken. Zudem erhalten gerade die Leistungsträger eines Projektes, die im geistigen Besitz der erreichten Ergebnisse sind, sehr schnell andere Aufgaben und sind dann nicht mehr greifbar.

Entscheidend für die Minimierung solcher Verluste sind eine offene Kommunikation gegenüber den Betroffenen, die klare Identifizierung der Leistungsträger und ihre direkte Einbindung bei der Aufbereitung der Ergebnisse. In solchen Situationen kommt es auf Schnelligkeit, Fairness und Transparenz an. Daher sollte auch bei knapper werdenden Ressourcen eine strukturierte, vollständige und nachvollziehbare Projektdokumentation und –Rückschau erstellt werden, auf  die das Unternehmen später das Projekt nahtlos wieder aufsetzen kann.