SUCHE   
  
2011
26
Aug

Rechnungen richtig online verschicken

Beitrag von Christian / Kategorie: Kooperationen, Tipps

Freelancer sind auf Schnelligkeit und Effizienz im Arbeitsalltag angewiesen. Unnötiger Papierkram wie die Abrechnung von Leistungen und das Verschicken von Rechnungen muss schnell gehen und darf nicht unnötig kompliziert. Eine wichtige Voraussetzung für den gesetzeskonformen elektronischen Rechnungsversand ist die im Jahr 2001 eingeführte „qualifizierte elektronische Signatur“. Mit dem Steuervereinfachungsgesetz sollte diese Pflicht zum 01. Juli 2011 eigentlich wegfallen. Der Gesetzesentwurf wurde jedoch am 8.7.2011 überraschend vom Bundesrat abgelehnt. Eine neue Abstimmung ist geplant, jedoch ist unklar wann das Steuervereinfachungsgesetz verabschiedet wird und in Kraft tritt.

Wer seine Rechnungen elektronisch, also als PDF per E-Mail verschickt, für den gelten vorerst die bisherigen Bestimmungen. Wie man unnötige Fehler vermeidet und was zu beachten ist, lesen Sie hier:

Was unterscheidet eine Papierrechnung von einer elektronischen Rechnung?

Als elektronische Rechnung werden Belege bezeichnet, die per E-Mail, per Web-Download oder per Computer-Telefax verschickt werden. Auch der Standard Datenträgeraustausch (EDI) fällt in diese Kategorie. Nach der geplanten Gesetzesänderung sollen u.a. auch Rechnungen, die von einem Standard-Fax versendet oder empfangen werden, ebenfalls als Papierrechnung gelten. Eine Unterscheidung wird künftig nicht mehr nötig sein.

Welche Rechnungen müssen digital signiert werden?

Die gesetzliche Grundlage für diese Regelung liefert der §14 Abs. 3 Nr. 1 UStG. Betroffen sind demnach alle umsatzsteuerpflichtigen Freelancer und Unternehmen! Jeder, der Steuern auf der Rechnung ausweist und elektronisch an ein Unternehmen verschickt, der muss diese Rechnung digital signieren. Andernfalls berechtigt die Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug. Die Gültigkeit der Rechnung bezieht sich also nur darauf, ob die Vorsteuer geltend gemacht werden kann, nicht ob die Kosten generell als Betriebskosten angesetzt werden können.

Nicht betroffen sind Freelancer, die Rechnungen als Kleinunternehmer (vgl. Kleinunternehmerregelung) schreiben, oder bestimmte Berufsgruppen, die keine Umsatzsteuer berechnen. Spendenquittungen sind davon ebenfalls ausgenommen, auch was die anstehende Gesetzesänderung betrifft.

Welche Angaben müssen auf jede Rechnung?

Was für den einen selbstverständlich ist, das wird für den anderen schnell zur Fehlerquelle. Auf eine Rechnung müssen nach §14 UStG  folgende Angaben enthalten sein:

-      Die Steuernummer (es gibt auch Ausnahmeregelungen, weitere Informationen beim Finanzamt)

-      Leistungsentgelt

-      Steuersatz und Steuerbetrag (ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung und Kleinstunternehmerstatus)

-      Fortlaufende Rechnungsnummer

-      Rechnungsdatum

-      Umfang und Art der Leistung

-      Leistungszeitpunkt (oder Zeitraum), der besagt wann die Leistung erbracht wurde.

-      Name und Anschrift des Leistungserbringers (inkl. Gesellschaftsform) und Leistungsempfänger

-      Beim Versand per Mail muss das Dokument eine Digitale Signatur enthalten

Angaben wie eine Unterschrift oder Hinweise zu Zahlungskonditionen sind nicht zwingend vorgeschrieben. Um Missverständnisse zu vermeiden, bietet es sich aber an, das Zahlungsziel und/oder die Zahlungsmethode mit aufzunehmen.

Wie müssen Rechnungen richtig archiviert werden?

Jede Rechnung – egal ob elektronisch oder in Papierform – muss i.d.R.10 Jahre aufbewahrt werden. Dabei ist nicht nur die Dauer, sondern auch die Form der Aufbewahrung entscheidend. Rechnungen müssen unbedingt im Original aufbewahrt werden.

Bei elektronischen Rechnungen reicht also ein Papierausdruck nicht aus. Rechnungsdaten sind so abzuspeichern, dass Sie weder geändert oder versehentlich gelöscht werden können, bzw. Änderungen erkennbar und Rechnungen auf Nachfrage dem Finanzamt zugänglich gemacht werden können. Bislang erfüllt dies bei elektronischen Rechnungen die digitale Signatur.

Papierrechnungen müssen entsprechend in Papierform aufbewahrt werden. Der Steuerpflichtige ist verpflichtet, das Archiv vor äußeren Einflüssen, die Beschädigung bewirken können (z.B. Regen, Feuer, etc.), zu schützen.

Muss der Rechnungsempfänger die PDF Rechnung akzeptieren?

Die kurze Antwort lautet: Nein. Die elektronische Rechnungsübermittlung beruht auf gegenseitigem Einverständnis. Der Rechnungsempfänger darf die Rechnungszustellung per E-Mail ablehnen. Der Rechnungssteller ist in dem Fall verpflichtet die Rechnung in Papierform zuzustellen. Dies gilt nicht für die Rechnungsübermittlung auf Papier (vgl. § 14 Abs. 1 UStG).

Für den Empfänger gilt jedoch, dass die Annahme der Rechnung bereits als stillschweigende Zustimmung gewertet werden kann, sofern er dies nicht explizit bemängelt. Eine besondere Form von Einverständnis oder Abstimmung ist nicht nötig.

Wer diese Grundlagen beachtet, für den steht dem papierlosen Office nichts mehr im Wege. Online Rechnungen zu schreiben ist einfach und spart Geld, Zeit und Nerven. Wer sich rechtzeitig mit den Erfordernissen auseinander setzt, der beugt unangenehmen Fragen des Finanzamts oder des Steuerberaters vor.

Über den Autor

Dieser Artikel entstand in Kooperation mit FastBill, einer Komplettlösung für die täglichen Buchhaltungs- und Abrechnungsaufgaben von Freelancern. FastBill ist eine einfache und webbasierte Lösung mit Funktionen wie Kundenverwaltung, Rechnungsmanagement, Zeiterfassung und mehr. Wer FastBill testen möchte, dem steht 3-monatiger kostenloser Testzeitraum zur Verfügung. Danach kostet der Service 5,95€ monatlich. Weitere Informationen gibt es auf www.fastbill.com.

FastBill

  • del.icio.us
  • Digg
  • email
  • Facebook
  • FriendFeed
  • Google Bookmarks
  • LinkedIn
  • MisterWong
  • Netvibes
  • Netvouz
  • Twitter
  • Yigg

1 Antwort zu "Rechnungen richtig online verschicken"

[...] Wir wollen bei der Aufklärung unterstützen und liefern Input für Blogs wie z.B. Gründerszene, Projektwerk,  Grafiker.de, Twago, 4 Freelance und [...]

Einen Kommentar schreiben

Kommentar


www.yourfone.de