Sie haben wieder einmal Stunden im Konferenzraum gesessen – ohne Ergebnis? Mit ein paar Grundregeln können Ihre Meetings künftig effizienter verlaufen.

Jochen Mai entwirft in der Karrierebibel einen Leitfaden für bessere Meetings. Dafür zieht er auch Ergebnisse einer internationalen Studie unter 2.500 Büroarbeitern heran – unter anderem aus Deutschland, Großbritannien und den USA.

Zusammensetzung: klein und heterogen
Es hängt laut Mai in großem Maße von der Zusammenstellung der Gruppe ab, ob ein Meeting erfolgreich ist. Die Teilnehmer sollten einerseits teamfähig sein, um Reibereien zu verhindern – andererseits aber so heterogen, dass Denkprozesse beflügelt werden und Ideen entstehen.

Mai empfiehlt, die Zahl der Teilnehmer möglichst klein zu halten. Ein Meeting mit mehr als acht Teilnehmern arbeite kaum noch effizient. Der Schnitt liegt laut Studie in der Tat knapp darunter: Durchschnittlich nähmen sieben Personen an durchschnittlich sieben Meetings pro Woche teil.

Dabei handele es sich nur noch bei jeder vierten Runde um ein Präsenz-Meeting (26 Prozent). Fast genauso viele Meetings würden per Telefonkonferenz abgehalten (24 Prozent). Den Großteil machten inzwischen webbasierte Treffen aus (29 Prozent).

Vorbereitung: gewissenhaft und konsequent
Laut Studie müssen 17 Prozent der Konferenzen nachträglich neu geplant werden. Mai glaubt, allein das verursache einen volkswirtschaftlichen Kostenfaktor, der in die Milliarden geht. Umso wichtiger: eine gewissenhafte Vorbereitung. Mai empfiehlt, vorab immer eine Agenda auszuarbeiten – und sich daran zu halten. Das diszipliniere für künftige Treffen.

Manager wie Angestellte verbringen der Studie zufolge knapp fünf Arbeitsstunden in der Woche damit, Meetings zu koordinieren. Der Zeitaufwand sei unabhängig davon, ob die Konferenzen mit klassischen Kalendern (34 Prozent), mit Online-Kalendern (21 Prozent), per E-Mail (30 Prozent) oder per Telefon (14 Prozent) koordiniert werden.

Durchführung: pünktlich und kurz
Mais Regel für effiziente Meetings: pünktlich und kurz! Nach dem Parkinsonschen Gesetz dehne sich Arbeit in dem Maße aus, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht.

Laut Studie sitzen Meeting-Teilnehmer im Schnitt zwei Stunden und 45 Minuten zusammen. Jede fünfte Bürorunde dauere sogar länger als fünf Stunden. Einige Manager verbrächten demzufolge rund 19 Stunden pro Woche in Meetings. Nachteile bringt eine Reglementierung der Zeit laut Mai nicht: die besten Ideen kämen nachweislich erst in den letzten Minuten.

Sein letzter Tipp: die Ergebnisse des Meetings zusammenfassen und an alle verteilen – etwa per E-Mail. Das verhindere Missverständnisse und späteren Widerspruch.

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Veröffentlicht in Zusammenarbeit mit biz-AWARDS.