Wer sich Selbstständig machen möchte, der stößt schnell auf die Frage der Unternehmensform. Meist starten Freelancer nicht als Gesellschaft mit riesigen Umsätzen, sondern als Einzelunternehmer mit eher kleineren Aufträgen. Um den Einstieg in die Selbstständigkeit so einfach wie möglich zu gestalten, bietet der Gesetzgeber die sogenannte Kleinunternehmerregelung an. Was genau dahinter steckt, wer davon profitiert und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, zeigt der §19 UStG:
Wer die Kleinunternehmerregelung nutzen möchte, der wird gänzlich von der Umsatzsteuer befreit. Die Erleichterung betrifft also nur die Umsatzsteuer. Die eigenen Rechnungen werden ohne Umsatzsteuer ausgestellt, die monatlichen, bzw. vierteljährlichen Umsatzsteuer-Voranmeldungen entfallen damit komplett. Gerade für Berufsanfänger ist der Steuerwald ein nur schwer zu durchschauendes Hindernis. Allerdings bietet die Kleinunternehmerregelung nicht nur Vorteile. So können z.B. bezahlte Steuern bei eigenen Ausgaben nicht geltend gemacht werden. Was bezahlt ist, ist also bezahlt.
Welche Voraussetzungen erfordert die Kleinunternehmerregelung?
Die Bedingungen sind recht klar geregelt und abhängig vom Umsatz. Wer im vorausgegangenen Jahr einen Umsatz von 17.500 € nicht überstiegen hat und im aktuellen Jahr planmäßig nicht mehr als 50.000 € Umsatz macht, der erfüllt die Voraussetzungen. Bei der Gewerbeanmeldung erhält man als angehender Freelancer einen Fragebogen vom Finanzamt und kann die Zahlen entsprechend angeben, bzw. schätzen. Wichtig ist dabei, dass die Schätzungen auf das ganze Jahr gemacht werden. Wer also mitten im Jahr gründet, der muss den erwarteten Umsatz auf das ganze Jahr hochrechnen. Ein Rechenbeispiel: Wer am 01. Juli gründet und bis Ende des Jahres einen Umsatz von 10.000 Euro schätzt, der muss einen hochgerechneten Umsatz von 20.000 Euro für das ganze Jahr angeben und käme damit über die Grenze von 17.500€. Die Inanspruchnahme der Regelung wäre also nicht mehr möglich. Die Prüfung muss jedes Jahr auf´s neue erfolgen.
Die Kleinunternehmerregelung ist kein Zwang. Wer möchte, kann auch darauf verzichten (vgl. §19 Abs. 2 UStG). Allerdings ist der Verzicht dann für fünf Jahre bindend. Stellt man also nach einem Jahr fest, dass die regelmäßigen Steueranmeldungen doch zu aufwändig sind, der hat keine Möglichkeit nachträglich noch zu wechseln. Deshalb sollte die Entscheidung gut überlegt sein.
Vor- und Nachteile sind abhängig vom Geschäft
Die Kleinunternehmerregelung ist sicherlich eine sinnvolle Sache, allerdings nicht für jeden. Ein klarer Vorteil ist die vereinfachte Handhabung der Rechnungserstellung und der Steuer-Anmeldung beim Finanzamt. Wer die Regelung in Anspruch nimmt, der rechnet als Freelancer wie als Privatperson, also immer mit den Bruttobeträgen. Die Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen, es müssen keine regelmäßigen Zahlungen an das Finanzamt abgeführt werden. Brutto ist gleich Netto, damit lässt sich recht einfach rechnen. Die Regelung betrifft allerdings auch die eigenen Ausgaben (= eingehende Rechnungen). Beim Jahresabschluss kann die gezahlte Umsatzsteuer nicht geltend gemacht werden. Eine Rückerstattung ist nicht möglich. Die bezahlten Summen sind voll in die Kalkulationen mit einzurechnen.
Ob sich die Kleinunternehmerregelung lohnt, hängt also nicht nur vom Umsatz, sondern auch von der Art des Geschäftes ab. Wo der eine einen Vorteil hat, kann der andere Nachteile erleben. Wer viele Ausgaben für Waren hat (z.B. Händler), dem entgehen möglicherweise hohe Steuer-Rückzahlungen. Als Dienstleister, wie es die meisten Freelancer sind, fallen jedoch i.d.R. weniger geschäftliche Ausgaben an. Die  Regelung scheint also deutlich attraktiver.
Wie funktioniert die Rechnungsstellung ins Ausland?
Was für Inlandsleistungen gilt, muss auch für Auslandslieferungen beachtet werden. Wer keine Umsatzsteuer zahlt, der bekommt auch keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Beim Einkauf aus dem EU-Ausland muss der Lieferant die Umsatzsteuer des jeweiligen Exportlandes auf der Rechnung also auszuweisen. Wer selbst Rechnungen ins Ausland ausstellt, der weist den Bruttobetrag aus. Die Steuernummer des Rechnungsempfängers ist nicht nötig.
Über den Autor
Dieser Artikel entstand in Kooperation mit FastBill, einer Komplettlösung für die täglichen Buchhaltungs- und Abrechnungsaufgaben von Freelancern. FastBill bietet speziell auch für Kleinunternehmer eine einfache und bequeme Möglichkeit, Rechnungsvorlagen anzulegen und Rechnungen einfach online zu verwalten und zu verschicken.
