Gähnende Teilnehmer, keine Struktur und ein diffuser Zeitplan: Meetings laufen gerne aus dem Ruder. Dabei helfen schon zehn einfache Regeln, ein angenehmes Klima zu schaffen und das Meeting zum Erfolg zu führen.

Jürgen Renfer, IT-Leiter des Bayerischen Gemeindeunfallversicherungsverbandes und der Bayerischen Landesunfallkasse, hat auf Computerwoche.de zehn Tipps für erfolgreich verlaufende Meetings zusammengefasst:

1. Themen: Nur das Wesentliche zählt
Oft sollen in Meetings so viele Themen wie möglich behandelt werden. Doch dann nimmt die Konzentration der Teilnehmer im Besprechungsverlauf schnell ab.

Besser ist es, die Agenda nach der KISS-Methode (keep ist short and simple) zu gliedern:

• Begrüßung und Vorstellung
• Themenblock (mit möglichst wenigen Einzelthemen)
• Zusammenfassung
• Weiteres Vorgehen.

Erfordern die Themen viele Untergliederungen, können Unterpunkte in Vorbesprechungen abgehandelt werden. Für unproblematische Einzelfragen eignen sich auch Einzelgespräche.

2. Teilnehmer: Alle an einen Tisch
In schwierigen Situationen mit verschiedenen Interessenlagen führt schrittweises Vorgehen nicht immer zum Erfolg. Später Beteiligte könnten sich zurückgesetzt fühlen und Ergebnisse eventuell boykottieren.

Hier bieten sich Vorbereitungsgespräche an: Während der Terminabstimmung, der Empfehlung zur Anreise oder der Unterstützung bei der Hotelbuchung ergeben sich viele Möglichkeiten zum Gedankenaustausch – direkt oder über die Sekretariate.

3. Medien: je wichtiger, desto persönlicher
Moderne Medien wie Konferenztelefone, Videokonferenzen oder Online-Meetings sparen Reisekosten und Zeit. Gerade bei Routinemeetings sind diese Medien gut geeignet.

Geht es um Kick-offs, Krisengespräche oder Entscheidungsfindungen mit großer Tragweite, ist der persönliche Kontakt aber ein Muss.

4. Termin: Zeit-Management hilft
Ausschweifende Erläuterungen und langwierige Entscheidungen in Strategie-Konferenzen lassen sich mit einem Zeit-Management unter Kontrolle halten.

Wichtig sind dabei die alltäglichen Lebensgewohnheiten der Teilnehmer: Zum Beispiel lassen sich Mittagszeit und Feierabendverkehr gut als Begrenzungen für die Besprechungsdauer nutzen.

5. Vorbereitung: Berücksichtigen Sie die Situation der Teilnehmer
Die Meeting-Vorbereitung beginnt mit der Einladung. Diese ist die erste Möglichkeit, mit den geplanten Teilnehmern in Kontakt zu treten.

Dabei zeigen schon kleine Gesten große Wirkung: Kann ein Parkplatz angeboten werden? Gibt es örtliche Besonderheiten bei der Anreise? Ist der Sitzungszeitraum für alle Teilnehmer akzeptabel?

6. Am Empfang begrüßen
Wer die Teilnehmer erst im Sitzungsraum begrüßt, hat schon verloren. Sprechen Sie die Teilnehmer bereits am Empfang mit deren Namen an und weisen Sie ihnen den Weg zum Besprechungsraum.

7. Warm Up: angenehme Atmosphäre dank Wertschätzung
Teilnehmer treffen nicht immer gleichzeitig ein. Eine gute Gelegenheit, weitere Wertschätzung zu signalisieren:

• Ein kleiner Imbiss aus der Teeküche erfreut besonders die weiter angereisten Teilnehmer.
• Fünf Minuten Karenzzeit erspart den verspäteten Teilnehmern die Peinlichkeit, mit einer Entschuldigung in die Begrüßungsphase zu platzen.
• Eine ausgedruckte Agenda mit Teilnehmerliste sowie Namensschildern und Schreibzeug auf dem Tisch schafft für alle Beteiligten gleiche Augenhöhe.

8. Verlauf: Struktur erleichtert die Ergebnisfindung
Die Vorstellungsrunde kann unmittelbar mit einem so genannten Blitzlicht verknüpft werden, das ein offenes Gesprächsklima schafft:

• Welche Erwartungen haben die Teilnehmer mitgebracht?
• Ist die Reihenfolge des geplanten Verlaufs akzeptabel?
• Gibt es unberücksichtigte Aspekte?

Visualisierungen können den Besprechungsablauf zudem sinnvoll unterstützen. Folien sollten dabei außen vor bleiben. Besser sind gemeinschaftlich entwickelte Skizzen, etwa am Flipchart. Das bindet alle Beteiligten aktiv in das Geschehen ein und führt zu besseren Ergebnissen.

Ein weiterer Vorteil von Flipchart-Skizzen: Sie lassen sich leicht fotografieren und bei Bedarf später in eine professionelle Grafik umwandeln.

9. Reflexion: Vermeiden Sie verdeckte Missverständnisse
Fassen Sie das Diskussionsergebnis am Ende jedes Besprechungspunktes in eigenen Worten zusammen und sorgen Sie durch aktives Nachfragen dafür, dass spätestens hier letztmals Widerspruch angemeldet werden kann.

Ist das nicht möglich, sollte das Ergebnis im Protokoll festgehalten werden. Entscheidend hierbei ist die Formulierung des gemeinschaftlich getragenen Ergebnisses. Mindermeinungen sollten also angemessen berücksichtigt sein. Beamer bieten die Möglichkeit, die Ergebnisse direkt für alle Beteiligten sichtbar darzustellen.

10. Nachbereitung: Verfolgen Sie die Ergebnisse
Das beste Gesprächsergebnis nutzt nichts, wenn es nach der Besprechung nicht unmittelbar weiter verfolgt wird. Daher sollte die Dokumentation der Ergebnisse zügig bereitgestellt werden.

Danach gilt es, die Ergebnisse beziehungsweise Ziele im Einzelgespräch oder in der Folgebesprechung aktiv zu verfolgen. Je positiver die Teilnehmer das Meeting in Erinnerung haben, desto erfolgreicher wird der Folgekontakt verlaufen.

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