Die technischen Aufgaben markieren meist nur die Spitze des Eisbergs – die tatsächliche Herausforderung sind die Veränderungen
Gastartikel von Hauke Thun, PM Firefighters
Die Einführung neuer IT-Infrastrukturen oder neuer digitaler Produkte steht heute auch in Unternehmen auf der Tagesordnung, die nicht der Internet-Wirtschaft zugeordnet sind. Diese Unternehmen begreifen die aktuelle Expansionsphase in besonderem Maße als Chance, ihren Anteil vom Internet-Kuchen zu erobern und neue Absatzpotenziale zu erschließen. Aber aufgrund des Innovationsdrucks befassen sich auch Unternehmen der digitalen Wirtschaft laufend mit Implementierungsprojekten.
Die weitreichende Dimension zeichnet viele der anstehenden Projekte aus: Während Internet-Projekte bisher eher isolierte, an die bereits bestehende Betriebsstruktur angepasste Lösungen waren, stellen sie heute oft eine strategische Bedeutung für die Zukunftsfähigkeit der Unternehmen dar. Das bedeutet, dass sie sich auf die zentralen Bereiche des Betriebs auswirken und beispielsweise in die Logistik- und Vertriebsprozesse eingreifen, auch der Einfluss unterschiedlicher Stakeholder sollte hier nicht unterschätzt werden. Weil Persönlichkeiten aus den verschiedensten Abteilungen und Arbeitskulturen dabei aufeinandertreffen, entstehen große Herausforderungen für alle, die mit der Einführung neuer Plattformen und Systeme befasst sind – sei es die Geschäftsführung, das Projektmanagement oder die Mitarbeiter, die sich mit dem Projekt beschäftigen.
Die Reichweite dieser Herausforderungen wird jedoch oft besonders von den Geschäftsführungen unterschätzt, ebenso in welchem Maße neu gesetzte strategische Ziele mit Veränderungen in der Ablauf- und Aufbauorganisation einhergehen. Eventuell ist es nötig, neue Strukturen für Teams und Unternehmenseinheiten zu schaffen und diese entsprechend zu qualifizieren. Dabei ist es wichtig, auch eine neue Unternehmenskultur in den einzelnen Abteilungen zu erschaffen. Der technische Aspekt, beispielsweise die Arbeit an Plattformen und Systemen, macht heute – grob geschätzt – nur noch maximal 50 Prozent des Projektaufwandes aus, die daraus resultierende Neustrukturierung und die daraus folgende Prozess-Anpassung, Schulungen und Informationsmaßnahmen bedeuten eine ebenso hohe Investition.Â
Ein Beispiel: Unternehmen, die von dem Anbieter ihres neuen Content Management Systems (CMS) auch das Projektmanagement für die Implementierung erwarten, sind schlecht beraten, da dem Anbieter nicht nur die nötige Weitsicht innerhalb der Organisation fehlt, es ist auch außerhalb seines Aufgabenbereichs. Die Veränderungen, die aus der Einführung neuer Systeme resultieren, müssen nicht nur von innen angelegt sein - sie sind sogar Chefsache.
Daher ist es empfehlenswert, ein an den Lenkungsausschuss beziehungsweise die Geschäftsführung angedocktes Projektmanagement-Office aufzubauen, das nicht in Verbindung zu anderen Fachbereichen stehen sollte. Die Interessen der Nutzer, der Projekt-Sponsoren sowie der Stakeholder zu kennen, um sie ohne Reibungsverlust umsetzen zu können, ist von gleicher Relevanz, da nachfolgende Konflikte sonst kaum zu verhindern sind.
Um einen optimalen Verlauf und ein optimales Ergebnis erreichen zu können, sind intensive Gespräche mit den Stakeholdern bereits am Anfang eines Projektes essentiell. So können unterschiedliche Interessenlagen, Motivationen und Konflikte erkannt und bewertet werden, und es wird deutlich, welches Ausmaß die Veränderung hat, wie sie methodisch anzulegen ist und wer involviert sein wird.
Rollen, Zuständigkeiten und Spielregeln des Projekts werden in der Anfangsphase des Projekts im Unternehmen festgelegt und können sich später zu einer Blaupause für die künftige Organisation entwickeln. Die Dynamik eines Projekts öffnet Türen, schafft Freiräume und kann dazu beitragen, ein neues Denken zu erlernen. Dafür ist jedoch ein „Projektmarketing“, das im Zuständigkeitsbereich des Projektmanagement-Office liegt, vonnöten. Ein Projektmarketing kann unter anderem Projekt-Newsletter, ein eigenes Logo, interne Präsentationen, eine Roadshow und zentrale Zugriffsmöglichkeiten auf Informationen (zum Beispiel über Sharepoint oder Projektwiki) umfassen.
Über PM Firefighters
Die PM Firefighters Project Management GmbH mit Sitz in Hamburg wurde 2003 von Hauke Thun gegründet und hat sich auf das Management operativer Projektaufgaben für Mittelständler und Großunternehmen spezialisiert. Ziel ist die erfolgreiche Beendigung anspruchsvoller Projekte auch in kritischen Situationen. Ein weiteres Geschäftsfeld ist das „Projektmanagement auf Zeit“, das Unternehmen nutzen, um fehlende eigene Kapazitäten zu decken. PMFF arbeitet branchenübergreifend mit Referenzen in den Branchen Medien/IT, Telekommunikation, Medizintechnik und Handel.
